10 Cara Efektif Agar Rapat Sukses dan Tepat Sasaran

10 Cara Efektif Agar Rapat Sukses dan Tepat Sasaran ~ Rapat merupakan kegiatan sekumpulan orang dengan maksud dan tujuan sama duduk bersama merumuskan berbagai langkah atau strategi untuk mencapai tujuan bersama. Rapat sering dilakukan oleh berbagai perkumpulan atau organisasi, perusahaan, instansi atau kelompok manusia lainnya yang memiliki tujuan bersama. Kegiatan ini sangat efektif dilakukan untuk menyatukan visi dan misi demi mencapati tujuan bersama.

Namun terkadang rapat juga bisa berubah menjadi kegiatan yang tidak ada artinya sama sekali bahkan hanya buang-buang waktu saja. Hal ini terjadi karena rapat tidak berjalan dengan benar. Nah bagi anda seorang pemimpin tentu ingin sebuah rapat yang berhasil, sehingga semua peserta memahami apa yang menjadi bahasan rapat, tahu apa yang harus dilakukan setelah rapat. Agar ini bisa tercapai maka harus tahu bagaiman cara melakukan rapat secara efektif dan tepat sasaran.

10 Cara Rapat Paling Efektif


1. Buat Konesp Rapat Dengan Jelas

Sebelum rapat dilaksanakan tentukan dulu apa masalah yang akan dibahas. Ada baiknya buat dulu tim kecil misal 3 orang uantuk membicarakan masalah yang sedang dihadapi. Buat daftar masalah, kemudian buat solusi alternatif untuk diajukan dalam rapat nanti.

2. Undangkan Orang-Orang Kompeten

Orang-orang kompeten yang dimaksud adalah orang-orang yang memiliki keahlian khusus dalam bidang yang akan dirapatkan. Terlalu banyak peserta rapat tapi tidak menguasai dengan apa yang dibahas dalam rapat akan menjadi rapat sia-sia saja bahkan akan menjadi arena kegaduhan semata. Akan ada banyak orang yang hanya menjadi pendengar dan penonton tanpa tahu apa yang sedang dibahas bahkan akhirnya asyik ngobrol sendiri.

3. Tentukan Moderator yang Tepat

Moderator atau pemandu rapat sangat menentukan terhadap keberhasilan sebuah rapat. Jadi pastikan bahwa moderator yang ditunjuk adalah orang yang menguasai terhadap masalah, komunikatif dan tegas.

4. Semua Fokus Pada Materi Rapat

Moderator harus tegas dalam mengatur semua peserta rapat agar fokus pada materi yang sedang dibahas. Misal semua peserta rapat tidak boleh mainan HP, tablet, laptop selama rapat berlangsung kecuali memang dibutuhkan. Misal ada masalah atau materi yang harus dibuka pada laptop atau smartphone.

5. Jangan Terlalu Sering Rapat

Terlalu sering rapat hanya akan membuat bosan dan tidak efektif. Yang terbaik adalah rapat satu kali saja tapi berkualitas. Yaitu semua masalah dibahas dan mendapatkan solusi dari setiap masalah yang dibahas.

6. Pisahkan Waktu Rapat dengan Waktu Makan

Misal rapat pada siang hari, ada baiknya rapat dilakukan seteah makan sianga dan sholat dzuhur, sehingga peserta rapat bisa fokus pada rapat tidak lagi dipusingkan dengan urusan perut dan terputus karena harus sholat dulu.

7. Buat Suasana Rapat Mencair

Rapat memang harus dilakukan secara serius agar bisa didapat pemecahan masalah terbaik dari masalah yagn sedagn dihadapi. Tapi terkadang kalau serius terus juga akan membuat peserta rapat bosan dan justru tidak fokus pada rapat. Maka seorang moderator ada baiknya mencairkan suasana rapat dengan berbagai cara. Misal meluncurkan kalimat-kalimat seloroh atau candaan.

8. Review Hasil Rapat Oleh Moderator

Setelah rapat selesai pastikan seorang moderator mereview atau membaca ulang point-point yang sudah dicapati dalam rapat, sehingga peserta rapat yang belum sempat mencatat point-point tersebut bisa mencatatnya.

9. Pastikan Semua Peserta Rapat Memiliki Daftar Target Action

Peserta rapat harus memiliki list atau daftar apa saja yang harus dilakukan dari hasil rapat yang sudah disepakati. Masing-masing peserta rapat membuat daftar pekerjaan berdasarkan bidangnya masing-masing untuk memecahkan masalah dari apa yang sudah dirapatkan.

10. Pastikan Semua Peserta Rapat Tahu Cara Melaporkan Hasil Action

Semua peserta harus bisa membuat laporan dari daftar pekerjaannya pada rapat berikutnya. Hal ini dimaksudkan untuk menganalisa sejauh mana keberhasilan rapat yang sudah dilaksanakan, sehingga tahu apakah masalah-masalah yang dirapatkan sudah terselesaikan dengan baik atau tidak.

Demikian 10 cara rapat paling efektif yang bisa saya share kepada anda. Tips ini bisa dilaksanakan dalam rapat apa saja misal rapat tingkat RT, rapat OSIS, rapat pengurus masjid atau organisasi dan perusahaan.

0 Response to "10 Cara Efektif Agar Rapat Sukses dan Tepat Sasaran"

Posting Komentar